Når du er gæst, censor, foredragsholder, bestyrelsesmedlem, brobygger, praktikant, jobansøger, afsender af post til skolen, håndværker, rengøringsmedarbejder eller opholder dig på Virum Gymnasiums område iht. fx servicekontrakt mv., behandler vi (muligvis) dine personoplysninger
Alt efter naturen af dit ophold på Virum Gymnasium kan vi have adgang til dine personoplysninger – enten via tredjepart eller fra dig selv.
Vi er dataansvarlig
Virum Gymnasium er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi indsamler om dig.
Vores kontaktoplysninger er:
Virum Gymnasium
Fuglsangvej 66
2830 Virum
+45 45 83 21 41
CVR-nummer: 29553831
E-mail: vg@edu.virum-gym.dk
Vores databeskyttelsesrådgivers kontaktoplysninger: dpo@gfadm.dk
Hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, som er beskrevet nedenfor, er du altid velkommen til at kontakte skolens kontaktperson Thomas Madsen eller skolens databeskyttelsesrådgiver (se kontaktoplysninger ovenfor).
Formål med behandlingen
I forbindelse med vores drift og administration behandler Virum Gymnasium oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger). Hvis du har skrevet til os, sendt os en jobansøgning, besøgt, kommunikeret eller samarbejdet med Virum Gymnasium, eller hvis vores drift og administration i øvrigt har gjort det nødvendigt, behandler vi personoplysninger om dig.
Du kan læse nedenfor, hvilke oplysninger om dig vi må bruge, og hvad dine rettigheder er.
Hvilke personoplysninger behandler vi?
Virum Gymnasium behandler de personoplysninger, som du selv giver til os, fx dine kontaktinformationer samt de oplysninger, der er årsagen til dit ophold på skolen eller din henvendelse.
Hvis du er brobygger, praktikant eller censor, eller hvis du modtager et honorar fra os som fx foredragsholder eller bestyrelsesmedlem, registrerer vi også dit CPR-nummer.
Virum Gymnasium kan også indhente oplysninger om dig fra andre end dig selv, hvis vi har hjemmel til det i lovgivningen, eller du selv har givet samtykke til det på forhånd.
Vi anvender kameraovervågning. Formålet med overvågningen er kriminalitetsbekæmpelse og -forebyggelse. Hvis du opholder dig i et område, hvor der er kameraovervågning, kan du derfor blive filmet. Områderne med kameraovervågning er synligt skiltet med et billede af et kamera.
Som led i illustrationen af Virum Gymnasiums hverdag, arrangementer og højdepunkter fotograferer og videofilmer vi på skolens område. Der vil primært være tale om situations- og stemningsbilleder og -film. Disse fotos og film kan efter omstændighederne blive offentliggjort på vores hjemmeside og via forskellige medier (fx på skolens profil på sociale medier, i trykte publikationer, på plakater, reklamer, bannere, på skolens infoskærme samt i artikler i fx dagblade, aviser og på tv).
Hvis du ikke ønsker at blive fotograferet eller filmet som beskrevet, kan du sige det til fotografen, og derudover skal du også selv være opmærksom på at holde dig ude af situationer, hvor der fotograferes eller filmes. Hvis du alligevel bliver fotograferet eller filmet, og fotoet/filmen bliver vist fx på vores hjemmeside, kan du altid henvende dig til [kontaktperson på skolen] og bede om at få det fjernet.
Kategorier af personoplysninger og retsgrundlag
Vi baserer ud fra en konkret vurdering af formålet med behandlingen vores behandling af almindelige personoplysninger på et af flg. retsgrundlag, jf. GDPR artikel 6:
Samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a). Virum Gymnasium må behandle almindelige personoplysninger, hvis du har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere formål.
Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage, hvorefter vi hurtigst muligt sletter oplysningerne, så de ikke vil kunne behandles fremover. Tilbagekaldes et samtykke, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget på grundlag af samtykket. Tilbagekaldelse af samtykke kan ske ved henvendelse til skolen eller skolens databeskyttelsesrådgiver (dpo@gfadm.dk).
Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b):
Virum Gymnasium kan behandle almindelige personoplysninger, hvis det er nødvendigt af hensyn til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i.
Behandling er nødvendig mhp. overholdelse af en retlig forpligtelse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c):
Virum Gymnasium kan behandle almindelige personoplysninger, hvis vi er forpligtet hertil i henhold til lovgivningen.
Behandling er nødvendig for overholdelse af den registreredes vitale interesse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra d): Virum Gymnasium kan behandle almindelige personoplysninger, når det er nødvendigt for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser. Dette kan være relevant, hvis der opstår en nødsituation, hvor den registrerede udsættes for konkret fare eller skade, eksempelvis på grund af sygdom, og den registrerede ikke er i stand til at give samtykke.
Vi anvender kun dette behandlingsgrundlag, hvis behandlingen tydeligvis ikke kan baseres på et andet retsgrundlag.
Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige er blevet pålagt, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra e): Virum Gymnasium kan behandle almindelige personoplysninger, når det er i samfundets interesse eller som led i offentlig myndighedsudøvelse. Det indebærer, at vi som udgangspunkt ikke vil indhente dit samtykke til behandlingen.
Virum Gymnasium kan behandle dit CPR-nummer, som er en fortrolig oplysning, med henblik på en entydig identifikation eller som journalnummer, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
Hvor behandles dine personoplysninger?
De personoplysninger, som Virum Gymnasium behandler, vil blive behandlet og opbevaret i skolens it-systemer, hvortil kun skolens medarbejdere med tjenstlige opgaver, der konkret berettiger til det, har adgang.
Dine rettigheder
Retten til at få orientering om behandling af dine personoplysninger: Du har ret til at få oplyst, at vi behandler personoplysninger om dig og hvorfor, jf. GDPR artikel 13 og 14. Disse oplysninger får du her.
Retten til indsigt: Du kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne om dig, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra dig) samt hvem vi evt. videregiver dine oplysninger til, jf. GDPR artikel 15.
Din ret til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om tredjemands oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.
Retten til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger og eventuelt kræve, at oplysningerne bliver slettet, berigtiget eller begrænset, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.
Retten til berigtigelse: Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. GDPR artikel 16.
Retten til begrænsning af behandlingen: du har ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. GDPR artikel 18.
Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Virum Gymnasiums behov for at kunne dokumentere vores administration og drift herunder over for revisionen. Vi opbevarer sjældent personoplysninger i mere end 5 år fra udgangen af det kalenderår, registreringen angår. Optagelser fra kameraovervågning opbevares i max 30 dage, hvorefter de slettes.
Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du skal kontakte skolens [kontaktperson] eller skolens databeskyttelsesrådgiver [indsæt evt. link til mailadressen dpo@gfadm.dk] og oplyse, hvilken ret, du ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige med dig i dit ønske. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, hører du fra os med en begrundelse for, hvorfor dit ønsker ikke kan imødekommes. Du vil i så fald få lejlighed til at udtale dig, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt dit ønske vil blive efterkommet. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.
Klageadgang
Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, dt@datatilsynet.dk, tlf. 33 19 32 00. Yderligere om Datatilsynet kan findes www.datatilsynet.dk Du kan læse mere om klage til Datatilsynet her