Når du ansøger om optagelse på Virum Gymnasium, behandler vi dine personoplysninger[1]

Dette er Virum Gymnasiums orientering om vores brug af personoplysninger, når man ansøger om optagelse hos os, jf. databeskyttelsesforordningens art. 13.

 

Virum Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger som muligt, ligesom vi kun behandler personoplysninger, hvis det er nødvendigt, sagligt begrundet og proportionelt.

 

Hvem er dataansvarlig

Virum Gymnasium er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som vi beskriver nedenfor. Hvis man ønsker at flere oplysninger om vores behandling af personoplysninger, kan man kontakte Andreas Holmsted Olesen på ao@edu.virum-gym.dk eller skolens databeskyttelsesrådgiver på dpo@gfadm.dk.

 

Hvis Virum Gymnasium får flere ansøgere, end vi har kapacitet til, sender vi alle ansøgninger til det regionale Fordelingsudvalg, som bliver ny dataansvarlig.

 

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages hos os, videresender vi automatisk din ansøgning til det gymnasium, som Fordelingsudvalget har peget på. Herefter er dette nye gymnasium dataansvarlig.

 

Formålet med behandling af personoplysninger

Formålet med Virum Gymnasiums behandlingen af personoplysninger er formel identifikation af ansøgeren og forældremyndighedsindehavere, reservation af plads til ansøgeren, behandling af selve ansøgningen om optagelse samt behandling af eventuelle klager over afslag.

 

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger

  • Gymnasielovens[2] kapitel 2 om optagelse
  • Optagelsesbekendtgørelsen[3] kapitel 1-4 og kapitel 9
  • Procedurebekendtgørelsen[4] kapitel 2, 3 og 5
  • Databeskyttelsesforordningens art 6 og databeskyttelseslovens[5] 6

 

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om ansøgere

CPR-nummer, navn, adresse, e-mail, telefonnummer, uddannelsesønsker, standpunkts- og prøvekarakterer og eksamensgennemsnit, eventuelle værgeoplysninger og værgers kontaktoplysninger, skoletilknytning, uddannelsesparathedsvurdering, evt. bilag med udtalelser, evt. diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold, evt. resultater fra optagelsesprøve, optagelsessamtale eller klagesag samt de øvrige oplysninger* som ansøgeren selv giver i ansøgningen (herunder i fritekst).

 

Er man forpligtet til at afgive oplysningerne?

Hvis ansøgeren ønsker at søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark, er det obligatorisk at indsende ansøgningerne via Optagelse.dk. Ansøgeren er ikke forpligtet til at afgive oplysninger, men konsekvensen af at undlade dette er, at man ikke kan søge om optagelse. De med * markerede oplysninger ovenfor er dog frivillige at afgive.

 

Modtagere eller kategorier af modtagere

Ansøgningen videregives til Fordelingsudvalget i Region Hovedstaden, hvis Virum Gymnasium får flere ansøgere, end vi har kapacitet til. Efter Fordelingsudvalgets beslutning kan ansøgningen videresendes til en anden institution end Virum Gymnasium.

 

Overførsel til modtagere i tredjelande

Personoplysningerne overføres ikke til tredjelande.

 

Hvor stammer oplysningerne fra?

  • Oplysninger om elever i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra grundskolernes administrative systemer og/eller tastes ind i selvbetjeningsløsningen på Optagelse.dk af eleven, en vejleder eller en administrativ medarbejder.
  • Oplysninger om værger/ forældre til elever i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra skolernes administrative systemer og/eller tastes ind i selvbetjeningsløsningen på Optagelse.dk.
  • Oplysninger om ansøgere, som ikke går i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra CPR-registeret, styrelsens Karakterdatabase og gennem indtastning af ansøgeren selv.

 

Automatiserede afgørelser angående optagelse

Der foretages ingen automatiserede afgørelser som led i Virum Gymnasiums behandling af en ansøgning om optagelse.

 

Retten til indsigt: Man kan få indsigt i, hvilke personoplysninger Virum Gymnasium behandler, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. Dette er gjort ovenfor.

 

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

 

Retten til indsigelse: Man kan gøre indsigelse mod Virum Gymnasiums behandling af personoplysninger, hvis ansøgerens interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Virum Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen

 

Retten til berigtigelse: Man kan få rettet eller suppleret personoplysninger, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Man har ret til at få begrænset Virum Gymnasiums behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

 

Retten til sletning: Virum Gymnasium opbevarer personoplysninger fra ansøgningsprocessen så længe, det er nødvendigt af hensyn til skolens dokumentation for optagelsesproceduren.

 

For ansøgere, der får afslag på optagelse på Virum Gymnasium, sletter vi alle oplysninger inden udgangen af indeværende kalenderår.

 

Sådan gør man brug af sine rettigheder: Man skal kontakte Virum Gymnasium eller skolens databeskyttelsesrådgiver på dpo@gfadm.dk, og oplyse, hvilken ret, man ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves.

 

Klageadgang

Virum Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet. Du finder kontaktoplysninger på Datatilsynet via hjemmesiden www.datatilsynet.dk.

 


 

[1] Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)).

[2] Lovbekendtgørelse nr. 1428 af 28/9-2020

[3] Bekendtgørelse nr. 314 af 30/3-2020

[4] Bekendtgørelse nr. 1016 af 4/10/2019

[5] Lov nr. 502 af 23/05/2018